ساده نویسی و سالم نویسی

گزارش همواره بر دو اصل «ساده­نویسی» و «سالم­نویسی» استوار است. در فرآیند «آماده­سازی گزارش»، شایسته است که بتوانیم همه­ی اطلاعات موجود را بررسی، ارزیابی ارزش­گذاری، تجزیه، تحلیل و ... نموده و از میان آنها، «گزینش همه­جانبه­ای از آنچه درخواست گردیده است»، آماده کنیم.

چرا می­گویند گزارش، خلاصه­ای از اطلاعات است؟ زیرا كمتر پیش می­آید که برای یک گزارش، «همه اطلاعات موجود در رابطه با آن موضوع مشخص» درخواست شود، امّا تا زمانی كه همه­ی اطلاعات روزآمد درباره­ی موضوع گزارش را در اختیار نداشته باشیم هرگز نمی­توان گزارشی تأثیرگذار و کارآمد، آمـاده نمود. اطلاعاتی که درباره­ی هر موضوعی، «دریافت و جمع­آوری و . . .» می­کنیم بهتر است همواره مورد بررسی و ارزیابی قرار گرفته و با یافته­ها و اطلاعات تازه درباره­ی همان موضوع، جایگزین گردد زیرا هیچ کس نمی پسندد که مطالب موجود در متن گزارش، کهنه و قدیمی باشند. به عبارت دیگر، مطالب موجود در متن یک گزارش، بهتر است «زنده و پویـا» Dynamic باشند چون با مطالب «راکد» و «ایستا» Static نمی­توان «گزارشی حرفه­ای و کارآمد» ساخت.